Dankzij een goed, pro-actief en geautomatiseerd printbeheer hoeft u zich geen zorgen te maken over uw printerpark. In een wereld waarin alles snel moet gaan, kunt u het beste gebruikmaken van Managed Print Services (MPS). Het aansturen en beheren van uw printerpark wordt hiermee veel eenvoudiger. Alleen weet u niet goed waar u moet beginnen en wilt u graag een eenvoudige, efficiënte werkwijze. Bekijk de volgende 5 stappen voor het succesvol implementeren van printoplossingen.
STAP 1: Inventariseer uw huidige printerpark
Een optimale implementatie van printoplossingen begint bij het creëren van overzicht. Neem uw huidige printerpark eens goed onder de loep. Alleen als u goed op de hoogte bent van wat er speelt in uw bedrijf, kunt u de efficiëntie verhogen. Stel uzelf de juiste vragen en breng alle details over uw printerpark in kaart:
- Hoeveel printers of kopieerapparaten zet ik in mijn printerpark? Welke modellen? Wat zijn de verschillen tussen de modellen?
- Wat voor soort printmogelijkheden zijn er? Wat is het huidige printvolume? Hebben de gebruikers kleureninkt nodig?
- Wat zijn de kosten (huur, onderhoud, cartridges)? Houd ook rekening met de verborgen kosten: zie het artikel Wat zijn de verborgen kosten van uw printerpark?
STAP 2: Bepaal wat u nodig heeft en stel vast wat u kunt verbeteren aan het beheer van uw park
Door deze stap kunt u uw behoeften beter afbakenen en bepalen wat de verbeterpunten zijn. Het wordt mogelijk een oplossing te kiezen die volledig is afgestemd op uw printvolume, aanwezige printeruitrusting en uw wensen. Een oplossing op maat is essentieel bij het vinden van de juiste printoplossingen. Dit zorgt voor een goede balans tussen wat uw bedrijf nodig heeft en wat er mogelijk is.
STAP 3: Bepaal uw doelstellingen en gebruik KPI's om te meten hoe efficiënt uw MPS-oplossing is
Als u efficiëntie wilt meten, raden wij u aan om vanaf deze stap gebruik te maken van KPI's. Zo kunt u uw doelstellingen heel precies bepalen. Wilt u bijvoorbeeld uw printkosten omlaag brengen? Dan moet u uw huidige kosten inclusief de verborgen kosten vergelijken met de kosten van een MPS-oplossing. Ook andere indicatoren kunnen van belang zijn bij het meten van efficiëntie, zoals het aantal werknemers dat verantwoordelijk is voor het printerpark en de tijd die nodig is om de printersupplies te beheren. Daarnaast kunt u letten op het effect van de oplossing. Bekijk de mate waarin de oplossing gebruikt wordt, houd een tevredenheidsonderzoek of onderzoek of men op de hoogte is van de oplossing.
STAP 4: Werknemers begeleiden en betrekken bij de MPS-oplossing
Het implementeren van een Managed Print Services-oplossing brengt een verandering binnen uw bedrijf. Zowel de materialen waarmee gewerkt wordt als de manier waarop gewerkt wordt kan worden beïnvloed. Net als iedere andere aanpassing kunnen deze veranderingen van invloed zijn op de werknemers. Om de implementatie van een oplossing vlekkeloos te laten verlopen, kunt u de werknemers beter betrekken bij uw strategie en het veranderproces. Dit zorgt ervoor dat iedereen meewerkt aan het implementeren van de oplossing. We raden u ook aan om uw werknemers te voorzien van een compleet informatie-overzicht.
STAP 5: Implementatie van uw printbeheeroplossing
Uw inventaris is opgemaakt, uw behoeften en doelstellingen zijn duidelijk. Vanaf nu kunt u uw nieuwe MPS-oplossing in praktijk gaan brengen. Het is verstandig om hierbij de hulp van een deskundige partner in te schakelen. Die houdt rekening met uw specifieke behoeften en past zich aan uw manier van werken aan. Kies een partner die gebruikmaakt van betrouwbare methodes en die een professionele aanpak heeft. Als het gaat om de implementatie van uw printbeheeroplossing, is een goede samenwerking de sleutel tot succes!
U kunt erop rekenen dat OWA Print Services u volledig bijstaat bij het verbeteren van uw printerpark.
